Manuál k programu Doprava verzia 2.3 Manuál k programu Doprava verzia 2.3

Manuál k programu Doprava verzia 2.3   

 

Doprava

Program Doprava slúži na správu prenájmu automobilov a prepravnej spoločnosti. Modul prenájom pokrýva celú administratívnu časť spojenú s vystavením nájomnej zmluvy. Modul preprava zabezpečuje naplánovanie trasy s tlačou prepravného listu. K obom modulom je prispôsobený fakturačný systém s tlačou faktúry a príjmového pokladničného dokladu.
Na zjednodušenie práce s programom sa využívajú číselníky, ktoré automatizujú často sa opakujúce vkladané údaje. Ovládanie programu je intuitívne s využitím klávesových skratiek. Pracuje s centralizovanom databázou, preto je k jeho používaniu nevyhnutné internetové pripojenie. Funkčnosť programu je nastavená na 2 režimy: administrátorský a užívateľský. Užívateľ má obmedzené právo na používanie istých funkcií v programe. Tieto funkcie vidí, ale sú pre neho nepríspustné.

Prihlásenie

Po spustení programu je nutné sa prihlásiť. Zadáva sa prihlasovacie meno a heslo. Prihlasovacie meno sa prednastaví podľa naposledy prihláseného užívateľa. Dátum sa prednastaví na aktuálny. Tento dátum sa používa pri vkladaní nových dátumových položiek.

Prihlásenie do systému
Prihlásenie do systému

Hlavné okno

V hornej lište programu nájdete názov aktuálnej verzie programu, napr. Doprava - verzia 2.2.1. Pod lištou sa nachádza Hlavné menu:

1. Číselníky - Zoznamy
1.1 Adresár - Zoznam osôb a firiem
1.2 Vozidlá - Zoznam vozidiel k prenájmu a preprave
1.3 Vodiči - Zoznam vodičov k preprave
1.4 Mestá - Zoznam miest k preprave a k adresám
1.5 Štáty - Zoznam štátov k preprave a k adresám
1.6 Prevádzky - Zoznam prevádzok
1.7 Merné jednotky - Zoznam merných jednotiek k položkám faktúry

2. Faktúry - Vystavovanie faktúr za prepravu a prenájom
3. Preprava - Správa prepravy
4. Prenájom - Správa prenájmov vozidiel
5. Tlačové zostavy - Výstupné tlačové zostavy s filtrovaním záznamov
5.1 Faktúry - Sumárna tlačová zostava faktúr s filtrovaním záznamov
5.2 Prepravy - Sumárna tlačová zostava prepráv s filtrovaním záznamov
5.3 Prenájmy - Sumárna tlačová zostava prenájmov s filtrovaním záznamov
5.4 Otvoriť tlačovú zostavu - Otvori uloženú tlačovú zostavu

6. Servis - Nastavenia programu a užívateľskych účtov
6.1 Nastavenie - Nastavenie programu
6.2 Správa užívateľov - Zoznam užívateľskych účtov
6.3 Zmena hesla - Zmena hesla pre aktuálne prihláseného užívateľa

7. Manuál - Tento manuál k programu
8. Aktualizácia - Aktualizácia programu na novú verziu
9. Koniec - Ukončenie práce s programom

Vpravo hore sa zobrazuje status pripojenia k databáze. Ak program stratí pripojenie v dôsledku výpadku internetového pripojenia alebo výpadku databázového serveru, pokúsi sa o obnovu spojenia automaticky. Ak sa mu to niekoľkokrát za sebou nepodarí, informuje prihláseného užívateľa.
Vľavo dole je informačný riadok, kde sa zobrazuje prihlásený užívateľ a dátum a čas.


Hlavné okno programu
Hlavné okno programu

Číselníky

Po spustení konkrétneho číselníka sa nám zobrazí okno so záznamami. Vzhľad okna a aj spôsob práce pre rôzne číselníky sú obdobné, preto uvedieme všeobecný popis okna:
Vľavo hore je navigátor slúžiaci k pohybu medzi záznamami (Prvý, Predchádzajúci, Ďalší, Posledný). V strede je názov číselníka zvýraznený veľkým písmom. Vpravo hore je informácia o počte záznamov a zvolenom indexe. Index je spôsob zotriedenia záznamov podľa vybraného kritéria. Kritériom je stĺpec tabuľky a spôsob zotriedenia buď vzostupne (a, b, c, d, … , z 1,2,3,4,5,6….) alebo zostupne (z, y, x, …. ,a 5,4,3,2,1). Zmeniť index môžeme tak, že klikneme na názov stĺpca tabuľky (so žltým pozadím). Ak klikáme na rovnaký stĺpec, meníte len vzostupnosť a zostupnosť indexu. Ak klikneme na iný stĺpec, index sa nastaví podľa stĺpcu vzostupne.
V strede okna je tabuľka so záznamami, kurzor sa vždy pohybuje po riadkoch smerom hore dole, ale vrámci riadku sa dá pohybovat aj vľavo vpravo po stĺpcoch. O riadku, na ktorom stojí kurzor, hovoríme ako o aktuálnom zázname. Poradie stĺpcov sa dá zmeniť jednoduchým pretiahnutím stĺpca myšou na novú pozíciu. Program si ukladá posledné poradie stĺpcov, zmena môže nastať, keď sa pri novej verzií pridáva nejaký stĺpec, vtedy sa poradie nastaví na štandartné.

Pre zrýchlený pohyb po tabuľke slúžia aj klávesy:
Home – kurzor sa premiestni na prvý stĺpec v konkrétnom riadku
End - kurzor sa premiestni na posledný stĺpec v konkrétnom riadku
Page Up – kurzor sa premiestni na prvý riadok v konkrétnom stĺpci
Page Down – kurzor sa premiestni na posledný riadok v konkrétnom stĺpci

V dolnej časti sú tlačidlá pre prácu s dátami:
Pridaj, Oprav, Vymaž, Hľadaj, Tlač, Export, Koniec
K spusteniu danej funkcie existuje aj klávesová skratka, ktorá sa vyvolá stlačením začiatočného písmena tlačidla. Napr. stlačením písmena "P" sa spustí funkcia na pridanie záznamu. Pri stlačení klávesy "Esc" sa okno ukončí a vráti sa do hlavného okna programu. Tieto skratky však fungujú, len keď je okno s číselníkom aktívne.

Číselník adries
Číselník adries

Pri vkladaní, oprave záznamu sa zobrazí okno s kolonkami. Pre spustenie opravy je možné použiť aj dvojklik na záznam. Pozadie aktuálnej kolonky je podfarbené svetložltou farbou. Aj pri vkladaní záznamu do číselníka môžeme využiť iný už existujúci číselník, napr. pri vkladaní do číselníka miest využijeme číselník štátov z výberového zoznamu. Môže sa stať, že vkladáme mesto, ktorého štát ešte nemáme zaznamenaný, vtedy využijeme tlačidlo pre pridanie štátu vrámci pridávania mesta.
Pri vkladaní do adresára môžeme využiť tzv. zložený číselník, kde výberom mesta zároveň vyberieme aj PSČ a štát, teda priamo vyplníme 3 kolonky.
Pokiaľ neklikneme na tlačidlo "Ulož", žiadny údaj sa nezaznamená.

Oprava údajov v adresári
Oprava údajov v adresári

Pri vymazaní aktuálneho záznamu program položí kontrolnú otázku.
Funkciou na hľadanie je možné vyhľadávať akúkoľvek hodnotu podľa stĺpca tabuľky. Ak chceme vyhľadať napr. DÁTUM, umiestnime kurzor do stĺpca DÁTUM. Hľadanie prebehne od aktuálneho záznamu smerom nadol. Preto ak chceme vyhľadať hodnotu v celej tabuľke, presunieme kurzor na prvý riadok a na stĺpec DÁTUM. Formát kolonky sa upraví podľa toho, akého typu je hľadaná hodnota (reťazec, dátum, číslo, desatinné číslo...). Po kliknutí na Hľadaj sa spustí samotné vyhľadávanie. Ak sa hodnota nájde, kurzor sa nastaví na vyhľadanú hodnotu. Ak sa hodnota nenájde, kurzor sa nastaví na prvý riadok tabuľky a vypíše oznámenie "Nenašiel som". Ak sme hodnotu nehľadali od začiatku tabuľky, môžeme hľadanie vyvolať ešte raz. Teraz hľadanie prebehne od začiatku tabuľky.
Pri tlači sa vygeneruje tlačová zostava so zoznamom riadkov číselníka.
Po kliknutí na export sa rozbalí ďalšia ponuka pre túto funkciu. Rovnako po ďalšom kliknutí sa ponuka zbalí. Po kliknutí na "Excel" alebo "Word" sa otvorí dialógové okno, kde napíšte názov súboru pre export (je tam prednastavený názov číselníka). Následne po kliknutí na "Uložiť" sa tabuľka s číselníkom exportuje do súboru, ktorý ste zadali. Príponu súboru zadávať nemusíte, program ju priradí automaticky podľa typu súboru (xls alebo xlsx pre Excel, doc alebo docx pre Word). Export do súboru môže byť časovo náročný, preto čakajte na oznámenie, či sa export podaril alebo nie. Ak nemáte na počítači nainštalovaný Excel alebo Word, táto funkcia Vám nebude fungovať.
Tlačidlom Koniec sa vrátime do hlavného okna programu.

Poznámka: Ak v adresári vyznačíme kontakt ako rizikový, tento záznam sa bude zobrazovať červenou farbou. Pri použití tohto kontaktu v prenájmoch, je nutné najprv skonzultovať tento kontakt s majiteľom.

Faktúry

Okno s faktúrami má rovnakú funkcionalitu ako okno s číselníkmi. Pod lištou na posun medzi faktúrami je tlačidlo Zobraziť / Nezobraziť položky, ktoré slúži na zobrazenie/skrytie položiek aktuálnej faktúry. Ak klikneme na "Zobraziť položky", tabuľka s faktúrami sa zmenší v pomere 2:3, a pod ňou sa zobrazí tabuľka s položkami aktuálnej faktúry. Pri pohybe po tabuľke faktúr sa súčasne mení aj tabuľka položiek. Ak klikneme na "Nezobraziť položky", tabuľka faktúr sa upraví na pôvodnú veľkosť.
Po kliknutí na Tlač sa rozbalí ďalšia ponuka pre túto funkciu. Pri faktúrach je možné vytlačiť samotnú faktúru alebo príjmový pokladničný doklad k nej. Na jeden list sa vytlačia 2 príjmové pokladničné doklady.

Okno s faktúrami
Okno s faktúrami

Pri pridaní alebo oprave faktúry môžeme využiť číselníky a rovnako aj výber z prenájmov a prepráv. Pri číselnikoch je tlačidlo "Plus", pomocou ktorého môžeme pridať záznam do číselníka, bez toho, aby sme opustili okno s faktúrou. Faktúry sa číslujú vzostupným číselním radom pre každý rok. Pri pridaní faktúry program automaticky prednastaví poradové číslo faktúry a vygeneruje aj variabilný symbol v tvare rok+poradové číslo na 5 znakov. Dátum splatnosti sa vypočíta podľa nastavenia (Servis->Nastavenie->Sadzby). Sumy v mene € sa vypočítajú podľa vložených položiek, alebo sa dajú vložiť aj manuálne. Ak je kolonka DPH vyznačená červenou farbou, znamená to, že faktúra je bez DPH. Ak je fakturant platcom DPH, je to treba nastaviť cez (Servis->Nastavenie->Info o užívateľovi). Sadzba DPH sa nastaví cez (Servis->Nastavenie->Sadzby).
Ak fakturujeme prepravu alebo prenájom, využijeme výber z uložených prepráv a prenájmov podľa čísla. Po výbere sa prednastavia vybrané kolonky podľa prepravy alebo prenájmu a zároveň sa výber uloží ako položka faktúry. Text položky sa vygeneruje automaticky. Zoznam položiek sa zobrazuje v tabuľke v dolnej časti okna. Tlačidlo "Zrušiť" vynuluje kolonky pre záznam položky. Aj položky faktúry sa dajú opraviť alebo vymazať. Okrem tlačidiel "Ulož" a "Koniec" je tu aj tlačidlo "Ulož a Tlač", ktoré faktúru uloží a zároveň zobrazí náhľad tlače faktúry a príjmového pokladničného dokladu.

Oprava údajov na faktúre
Oprava údajov na faktúre

Preprava

Okno s prepravou má rovnakú funkcionalitu ako okno s faktúrami. Pri preprave je možné vytlačiť prepravný list.

Okno s prepravami
Okno s prepravami

Pri pridaní alebo oprave prepravy môžeme využiť číselníky. Pri číselnikoch je tlačidlo "Plus", pomocou ktorého môžeme pridať záznam do číselníka, bez toho, aby sme opustili okno s prepravou. Prepravy sa číslujú vzostupným číselním radom. Pri pridaní prepravy program automaticky prednastaví poradové číslo.
Položky v preprave predstavujú mestá s typom nákladky, výkladky alebo prejazdu. Zoznam položiek sa zobrazuje v tabuľke v dolnej časti okna. Tlačidlo "Zrušiť" vynuluje kolonky pre záznam položky. Aj položky prepravy sa dajú opraviť alebo vymazať. Okrem tlačidiel "Ulož" a "Koniec" je tu aj tlačidlo "Ulož a Tlač", ktoré prepravu uloží a zároveň zobrazí náhľad tlače prepravného listu.

Oprava údajov v preprave
Oprava údajov v preprave

Prenájom

Okno s prenájmami má rovnakú funkcionalitu ako okno s faktúrami. Pri prenájme je možné vytlačiť zmluvu o nájme dopravného prostriedku.

Okno s prenájmami
Okno s prenájmami

Pri pridaní alebo oprave prepravy môžeme využiť číselníky. Pri číselnikoch je tlačidlo "Plus", pomocou ktorého môžeme pridať záznam do číselníka, bez toho, aby sme opustili okno s prenájmom. Prenájmy sa číslujú vzostupným číselním radom. Pri pridaní prenájmu program automaticky prednastaví poradové číslo. Cena prenájmu sa vypočíta ako počet dní * cena za prenájom na jeden deň. Cena za prenájom sa doťahuje z vybraného vozidla a je uložená v číselníku vozidiel. Počet dní sa vypočíta ako rozdiel dátumov "prenájom do" - "prenájom od". Ak chceme uplatniť zľavu na nájomnom, zadáme ju v percentách do kolonky "zľava". Ak opustíme kolonku zľava, cena sa prepočíta a zobrazí sa aj hodnota zľavy.
Položky v prenájme predstavujú zoznam splnomocnených fyzických osôb viesť prenajaté vozidlo. Ak je nájomca rôzny od splnomocnenej osoby, alebo je takých osôb viac, vytlačia sa aj na nájomnej zmluve.

Oprava údajov v prenájme
Oprava údajov v prenájme

Tlačové zostavy

Pre každú tlačovú zostavu sa zobrazí náhľad pred tlačou. Generovanie tlačovej zostavy môže byť časovo náročné podľa konkrétnej zostavy. Ak pri určitých zostavách zvolíme široký interval dní alebo druh filtra " * Všetky * ", vygenerovanie tlačovej zostavy môže trvať i niekoľko desiatok sekúnd. Generovanie tlačovej zostavy môžeme kedykoľvek ukončiť kliknutím na tlačidlo "Cancel". Po vygenerovaní náhľadu tlačovej zostavy máme 2 možnosti:
1. Tlačovú zostavu si vytlačiť na tlačiarni – klikneme na ikonu tlačiarne alebo klikneme na menu Súbor->Tlač. Zobrazí sa nám okno s nastavením tlače. Tu si môžete nadefinovať rozsah strán, ktoré chceme tlačiť, počet kópií a voľby Collate a Duplex. Ak zaškrtneme voľbu Collate znamená to, že ak tlačíme 3 kópie 5 stranovej zostavy, najprv sa vytlačia strany 1 až 5 prvýkrát, potom strany 1 až 5 druhý krát a nakoniec strany 1 až 5 tretíkrát. Ak nezaškrtneme voľbu Collate, vytlačia sa 3 ks prvej strany, potom 3 ks druhej strany atď. až po 3 ks piatej strany. Duplex znamená, že dávame povolenie tlačiarni tlačiť obojstranne na jeden kus papiera v tlačiarni. Samozrejme tlačiareň túto možnosť musí podporovať. O tom, či tlačiareň podporuje obojstrannú tlač sa dočítate v dokumentácií k tlačiarni. Po kliknutí na tlačidlo "Setup" sa sprístupní ďalšie okno pre nastavenie tlače. Po kliknutí na "OK" sa spustí samotná tlač na tlačiareň. Program si pamätá naposledy zvolené parametre tlače pre konkrétnu zostavu a prednastaví ich.

2. Tlačovú zostavu uložiť – klikneme na ikonu diskety alebo klikneme na menu Súbor->Uložiť ako. Otvorí sa dialógové okno pre zadanie cesty a názvu súboru. Prípona súboru sa pridáva automaticky (ndr). Po kliknutí na "Uložiť" sa zostava uloží.

Ovládanie okna náhľadu tlače má niekoľko funkcií. Rovnocenné je ovladánie cez menu a ovládanie pomocou ikoniek.
Súbor
• Otvoriť – Načítanie uloženej tlačovej zostavy
• Uložiť ako – Uloženie vygenerovanej tlačovej zostavy
• Koniec – Zatvorenie okna s náhľadom

Strana
• Prvá – Náhľad sa nastaví na prvú stranu tlačovej zostavy
• Predchádzajúca - Náhľad sa nastaví na predchádzajúcu stranu tlačovej zostavy
• Ďalšia - Náhľad sa nastaví na ďalšiu stranu tlačovej zostavy
• Posledná - Náhľad sa nastaví na poslednú stranu tlačovej zostavy
• Choď na stranu – Náhľad sa nastaví na číslo strany, ktoré zadáme do kolonky

Priblížiť
• Priblížiť – Optické priblíženie tlačovej zostavy (nemá vplyv na tlač)
• Vzdialiť - Optické vzdialenie tlačovej zostavy (nemá vplyv na tlač)
• Prispôsobiť na výšku – Tlačová zostava sa prispôsobí výške okna náhľadu (nemá vplyv na tlač)
• Prispôsobiť na šírku – Tlačová zostava sa prispôsobí šírke okna náhľadu (nemá vplyv na tlač)

Pri nastavení tlače tlačových zostáv si vyberieme z filtra možnosti, ktoré chceme použiť. Ak parametru necháme nastavenú hodnotu " * Všetky * ", tento parameter sa nebude brať do úvahy. Na konci tlačovej zostavy je sumár vytlačených riadkov.

Okno s filtrom tlačovej zostavy
Okno s filtrom tlačovej zostavy

Servis

V servise sa nastavuje program a užívateľské kontá. V nastavení vyplníme karty Info o užívateľovi a Bankový účet. Tieto údaje sa doťahujú do hlavičky faktúry. Ostatné karty nastavujú správanie programu. Odsadenie tlače meníme, len keď máme problém s tlačou (nevidno okraje dokumentu a pod.)
Pri správe užívateľov sa nastavujú užívateľské účty. Program pracuje v 2 režimoch: administrátorský a užívateľský. Užívateľ má obmedzené právo na používanie istých funkcií v programe. Tieto funkcie vidí, ale sú pre neho nepríspustné. Každý účet má priradenú svoju prevádzku, užívateľ vidí len svoje svoje vložené záznamy s výnimkou číselníkov, ktoré sú spoločné.

Okno s užívateľmi
Okno s užívateľmi

Aktualizácia

Aktualizácia slúži na stiahnutie novej verzie programu priamo z internetu, bez nutnosti inštalácie. V prípade problémov s aktualizáciou je treba nastaviť v operačných systémoch Vista a Windows 7 prístupové práva:
Kliknime pravým tlačidlom myši na ikonu programu, vyberme z ponuky Vlastnosti->Kompabilita. Označíme možnosť "Tento program spustiť v režime kompatibilnom so systémom" a vyberieme Windows XP (Service Pack 3). Ďalej označíme možnosť "Úroveň oprávnenia - Spustiť tento program ako správca". Potvrdíme a aktualizácia by už mala fungovať bez problémov.

V prípade akýchkoľvek problémov nás kontaktujte:

Mgr. Miroslav Rosival

info@mitsoft.sk

0903 558 027